La trêve estivale approche, accompagnée par son lot d’événements sportifs : l’Euro2024, le Tour de France ou encore les Jeux Olympiques et Paralympiques de Paris !
Cette période de l’année doit être le moment pour vous, responsables d’associations, de faire le point sur la saison passée et réfléchir à la saison prochaine
Beaucoup d’entre vous proposent des activités pendant l’été ou ont déjà la tête tournée vers la rentrée de septembre : adhésions, activités, remobilisation des bénévoles… Afin de profiter de l’été en toute sérénité, assurez-vous d’être à jour pour une rentrée réussie.
Pas de panique ! Pour cela, vous n’avez qu’à suivre ce petit guide pour des vacances sans pression.
Préparez le calendrier de vos activités pour la rentrée afin que les membres puissent se projeter et anticiper leur engagement à la reprise.
Cela va de la reprise des championnats, les tournois et stages sportifs en passant par les actions associatives (repas, lotos, braderies etc.)
N’oubliez pas non plus les événements à fort engagements associatif (journée mondiale du bénévolat, Octobre Rose, Movember, Chandeleur etc.)
Notre conseil : éditer un calendrier éditorial
Avec ou sans salarié, les clubs sportifs ont également intérêt à favoriser la formation de leurs bénévoles afin qu’ils puissent eux aussi répondre efficacement aux attentes et exigences des adhérents.
En finançant la formation des encadrants bénévoles, le club valorise ces derniers par le biais de son investissement et favorise leur recrutement et leur maintien au sein du club. Ceci est particulièrement vrai pour les jeunes entraîneurs bénévoles qui cherchent à capitaliser sur leur expérience et à étoffer leur CV par un parcours de formation.
Notre conseil : – Pour les salariés (ou les bénévoles dans le cadre de leur activité professionnelle), il existe les dispositifs de la formation professionnelle continue :
Le CPF (Compte personnel de formation),
Le CIF (Congé individuel de formation),
Le plan de formation…
Pendant l’été les activités sont plus calmes, profitez-en pour vous mettre à jour dans vos missions administratives.
- La gestion comptable : l’exercice comptable a été clôturé, n’attendez pas la fin d’année pour actualiser dans vos écritures. Entre remboursements des frais bénévoles, rapprochements bancaires, remboursement des fournisseurs… les missions comptables ne manquent pas. N’est ce pas le bon moment pour s’appuyer un logiciel de comptabilité pour votre association ?
- La gestion des adhérents: se mettre à jour dans la liste de nos adhérents n’est pas forcément votre priorité durant l’année. La plupart des listes des adhérents ne sont pas actualisées voir même obsolètes. Profitez de cette période estivale pour vous retrouver avec une base de membres à jour qui vous facilitera la tâche dans votre période de réinscription.
- La gestion administrative pour une demande de subventions réussie : vous en avez profité cette année ou malheureusement vous êtes passé à côté. Les demandes de financement (subventions ou dons) sont essentielles au bon fonctionnement de l’association.
Notre conseil : Cette gestion peut être perçue comme une lourdeur administrative mais elle est souvent bénéfique pour le club. On vous explique les étapes pour ne pas passer à côté de ces financements :
- S’assurer des statuts de votre association
- Vérifiez l’éligibilité de votre association
- Présenter les activités de votre association
- Déterminez les besoins de votre association
- Mettez à jour le site internet
La gestion d’une association sportive est complexe -gestion des adhérents, gestion financière, gestion des activités – et peut se révéler chronophage. Ces tâches administratives et financières sont sources d’anxiété et de démotivation pour vos salariés et bénévoles.
Depuis la crise de la COVID-19, une certitude s’impose : les outils numériques ont fait une entrée fracassante dans les structures associatives.
Prenez le virage du numérique pour offrir un service adapté à l’époque et aux besoins des sportifs.
Voici quelques solutions à votre service :
- Au service de l’organisation : la période estivale marque le début des réinscriptions. La dématérialisation des inscriptions devient une nécessité dans cette transition numérique. Entre collecte des certificats médicaux, des assurances, la gestion des paiements, la mise en place des dossiers d’inscriptions… autant de tâches difficiles à assumer pour les associations. C’est pourquoi des plateformes se sont créées, dédiées à cette problématique de l’inscription, du paiement tels que Kalisport, Ecotiz, Assoconnect ou HelloAsso
- Au service des pratiquants: les comportements des pratiquants ne cessent d’évoluer. La fidélisation et le recrutement des licenciés sont des enjeux forts, pour toutes les associations. Les outils digitaux peuvent aider à développer une nouvelle offre de services : réservation de séances, d’un équipement, d’un coach, aide à la gestion d’équipe, de séances, promouvoir des résultats.
Notre conseil : Les outils numériques sont bien présents et ne semblent pas disparaître de sitôt, choisissez votre allié pour préparer votre rentrée avec succès.
Nombreuses sont les structures ayant proposées de nouvelles activités et services afin de répondre à l’évolution de la demande des adhérents et de la concurrence.
Entre le sport santé, le sport loisir, l’organisation de manifestation, des challenges, des défis sportifs, des soirées de jeu, des actions solidaires autant d’initiatives émergées lors des derniers mois afin d’engager les pratiquants.
Les clubs ont besoin de gagner en visibilité. Beaucoup d’entre vous mettent en place des portes ouvertes, avant et pendant les inscriptions pour se faire connaître.
Notre conseil : Des solutions existent comme l’animation des réseaux sociaux ou la mise en place de visios. Certes ce sont des activités en lignes et beaucoup de personnes peuvent être réticentes mais finalement chacun peut y trouver un avantage et cela aura permis d’assurer une continuité dans vos activités.
Il n’y a pas de raison que les associations ne puissent pas répondre à ces nouvelles demandes alors pourquoi ne pas INNOVER.
Votre mission est de créer du lien, réunir les gens et vos bénévoles tardent de se retrouver.
Vous avez fait le plein de nouvelles idées et d’actions à mettre en place. Il est temps de faire adhérer vos projets aux membres de votre association.
Commencez par impliquer les dirigeants, bénévoles clefs, salariés pour partager un moment convivial. Veillez à ce que le conseil d’administration soit présent, son rôle étant de valider les orientations.
Profitez de ce moment privilégié pour présenter la nouvelle stratégie de l’association.
Une fois que vous avez le soutien de vos membres et de votre CA, pensez à communiquer vos orientations à l’ensemble des adhérents. Vous avez jusqu’au 30 septembre pour organiser votre assemblée générale.
Pensez à prolonger celle-ci par un temps festif pour bien démarrer l’année.
Notre conseil : Pour celles et ceux qui ne peuvent pas se déplacer, mettez en place des réunions à distances : zoom, teams… Il existe de nombreuses solutions pour faciliter vos démarches.
Vous avez sûrement acté de nouvelles perspectives pour l’association. Or sans bénévoles, difficile d’envisager sereinement vos projets.
Ne tardez donc pas à les remercier et d’en profiter pour annoncer les projets à venir, vos besoins, de partager le bilan.
Par voie postale ou par e-mailing, vous allez entretenir leur motivation pour repartir de plus belles.
Le recrutement et l’intégration des futurs bénévoles vont être des étapes importantes pour soutenir le développement de votre association.
Notre conseil : A l’image du recrutement d’un salarié, soyez rigoureux dans votre démarche :
- Identifier vos besoins
- Décrire et formaliser les missions du bénévole
- Accueillir et rassurer sa future venue
- Prendre le temps d’intégrer les bénévoles auprès de vos équipes
- Fédérez vos équipes : en les impliquant, les formant, en communiquant régulièrement avec eux.
Il ne reste plus qu’à adopter votre recherche pour trouver de nouvelles forces vives pour votre association.
Les adhérents sont-ils au rendez-vous de cette rentrée ? Beaucoup de dirigeants associatifs se posent cette question.
Côté adhérent, la question est de savoir si son association proposera des activités et sous quelle forme.
Votre enjeu est donc de vous rendre visible.
Notre conseil : Cela tombe bien, le moment incontournable du monde associatif arrive à grand pas : le forum des associations.
Profitez-en pour vous reconnecter avec votre public : licenciés et bénévoles.
- Votre forum est organisé par votre collectivité, c’est parfait : Profitez-en pour aller à la rencontre de vos actuels et futurs adhérents. Si vous manquez de bénévoles le jour du forum, renseignez -vous auprès des organisateurs si vous pouvez avoir un peu de visibilité ou contactez une association amie pour vous représenter.
- En cas d’absence de la manifestation par votre collectivité : pas de panique, des solutions existent. Vous pouvez vous associer avec d’autres associations ou proposez une version numérique à distance ou en vidéo.
Bref, ne ratez par cette occasion… En présentiel ou distanciel tous les moyens sont bons pour renouer contact avec votre public.
La trêve, quelle soit estivale ou hivernale, est le moment idéal pour remettre de l’ordre dans vos locaux (clubhouse, vestiaires, local matériel etc.) et faire l’inventaire de votre matériel.
Profitez de la période de calme pour réaliser des travaux d’entretien ou de rénovation dans les locaux de l’association.
Notre conseil : Faites l’inventaire du matériel pour anticiper les achats du début de saison.
Vous avez preuve d’agilité et vous n’avez pas cesser d’innover durant ces derniers mois. Valorisez votre travail et vos initiatives.
Notre conseil : C’est le moment de passer en revue vos différents canaux de communication
- Préparer un mailing ou une newsletter auprès de tous les membres de l’association : adhérents, ex-adhérents, partenaires, bénévoles, médias…
- Pour une couverture plus large, sollicitez vos relations presse. Entre la presse quotidienne, les hebdomadaires, la presse professionnelle, gratuite, la radio, soyez en éveil pour faire résonner vos actions.
- Le site internet, la vitrine essentielle de l’association, ces derniers mois il a permis d’être le reflet de votre activité. Vous souhaitez rafraîchir votre site internet, de nombreuses solutions prêtes à l’emploi existent pour un visuel et un contenu plus attirant.
- Les réseaux sociaux, ils créent du lien, favorise la notoriété, fédèrent votre communauté. Même s’il existe des limites cette communication est devenu incontournable pour être visible et créer de l’engagement.
Votre réseau vous attend, c’est le moment pour activer vos outils.
Nous voilà arriver à la fin de cet article et nous espérons que ces conseils vous auront permis d’y voir plus clair.
Prenez le temps de souffler et de recharger vos batteries pour entamer cette nouvelle saison.
Si vous avez la moindre question, n’hésitez pas à nous contacter, nous nous ferons un plaisir de vous répondre.